De la cotización al cobro

En resumen

1. Cotizasin gastar e-NCF
2. Facturadesde la misma cotización
3. Envíalapor correo o con un enlace
4. Cobray registra cada abono

Cotizar y facturar va en todos los planes; los cobros pendientes, desde el plan Emprendedor.

Arma la cotización

En Ventas, «Cotizaciones», pulsas «Nueva cotización»: eliges el cliente, agregas tus productos o servicios del catálogo, que traen su precio y su ITBIS, y aplicas un descuento por línea si hace falta. La cotización no lleva e-NCF ni va a la DGII, así que no gasta números de tu secuencia.

Al guardarla recibe su número, como COT-000001. Para que el cliente la vea, «Link público» crea un enlace donde la revisa completa y la descarga en PDF, y con «Imprimir» sacas la versión impresa. Cuando el cliente responde, lo anotas en «Acciones», «Cambiar estado»:

1. Borradoral guardarla
2. Aceptada o Rechazadasegún lo que te diga el cliente
3. Convertidasola, al generar la factura

Conviértela en factura

Cuando el cliente la aprueba, abres la cotización y en «Acciones» eliges «Convertir a factura»; no hace falta marcarla antes como aceptada. La factura se abre con todo lo de la cotización: revisas el tipo de comprobante y la forma de pago, y la generas.

La factura empieza en crédito fiscal (31). Si tu cliente es consumidor final, cámbiala a consumo (32): la guía crédito fiscal o consumo explica cuál darle a cada uno.

Mándasela a tu cliente

• Por correo, desde «Enviar», «Enviar por correo», en el detalle de la factura. Le llega con el PDF.
• Con un enlace público, que copias y pegas en WhatsApp o donde hables con tu cliente. Lo abre sin crear cuenta durante 15 días.

«Vistas» te dice cuántas veces se abrió el enlace. Con «Revocar» lo desactivas al momento, y con «Regenerar» creas uno nuevo, válido otros 15 días.

Cobra y lleva la cuenta

Si la venta es a crédito, en la factura eliges «Venta a Crédito» y los términos, como 15 o 30 días, y la fecha límite de pago se calcula sola. Desde ahí la factura aparece en «Cobros pendientes» hasta que te la terminen de pagar.

Cada cobro se anota con «Registrar Pago», desde «Cobros pendientes» o desde la factura: la fecha, el método (efectivo, transferencia, tarjeta o cheque), el monto y la referencia. Se aceptan abonos, y si el cliente te retuvo ITBIS o ISR, lo anotas en el mismo pago.

Las notas de crédito se descuentan solas: cuando la DGII acepta la nota, su monto se aplica a la factura que modifica.

Quién te debe y desde cuándo

En «Cobros pendientes» ves cada factura con lo pagado, lo pendiente y los días vencidos, y arriba el total por cobrar, lo vencido y lo corriente. La antigüedad reparte lo que te deben según los días de atraso, contados desde la fecha de vencimiento:

Bueno saber

• Lo que cobras cada mes, lo programas en «Plantillas», de semanal a anual. La app te deja el borrador listo para revisarlo y emitirlo.
• ¿Otra parecida? Con «Duplicar», una cotización sirve de base para la siguiente, aunque ya esté convertida.
• Tu sello en la cotización. Subes el sello digital de tu empresa en el formato de impresión y lo activas para tus cotizaciones.
• Una factura emitida no se edita: si algo salió mal, se corrige con una nota de crédito.

El plan para tu caso

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